新型コロナウイルス感染拡大に伴い、感染の可能性を最大限減らすことを目的として、小金井青年会議所設立以来初となるＺＯＯＭを利用してのオンライン臨時総会を開催しました。

臨時総会開催の目的趣旨は、新型コロナウイルスの影響により当初計画していた例会が中止となる中で、小金井青年会議所の目的、事業を達成するため、第一号議案として２０２０年度小金井青年会議所事業計画一部変更、また、第二号議案として変更に伴う２０２０年度小金井青年会議所予算の修正を決議することでした。

当日は、総務室メンバーで集まりＺＯＯＭ環境を整えるべく、ＺＯＯＭ参加者が同じ画面を見ることができる画面共有準備をし、開会直前には画面を通して出席者確認、音が入らないようミュート設定、ログイン名には氏名を表示していただく等のお願いをしました。

開会後は連絡事項として、音声、映像が正常に作動しているかの確認、発言する時以外はミュート設定、発言の際は通常より大きめの声のお願いをし、確認がとれてから進行を進めていきました。

このように、通常の総会や例会運営とは異なり、初めての試みであるオンラインでの運営においては運営に支障をきたさないよう事前の環境整備に細心の注意を払いました。

また、採決の際は画面上で挙手を確認するため、最初に反対、白票の挙手を確認してから承認の挙手を確認するようにしました。結果として、第一号議案、第二号議案共に全員の賛成をいただくことができました。

最後に監事の佐々木大輔君からは、総会で修正事業計画を承認いただいた今日から、実行委員会においてより良い事業を構築していってほしいという旨の監事講評をいただきました。